如何推动董事会与管理层的群体会议?

董事会与管理层的群体会议的推动一直都是非常重要的,但在战略深入会议中,其重要性更为凸显。如果对话没有针对问题进行,一整天时间可能就浪费掉了。需要花费一些技巧来推动每一个董事的积极参与,确保董事们都对他们的问题保持相应的敏感,同时认识到当一致意见出现的时候,就要帮助确定成果及提出下一个步骤。

一些CEO和董事会主席在推动技巧上都非常娴熟,能够为充分的对话创造一个非正式的、鼓励性的环境。有时候,一些董事可能需要激情。如果参与的过程较为新颖,可以考虑引进外部的促进师,有些促进师可以同时激发董事与管理人员,确保对话充分进行的同时,整个过程也变得更为丰富。

非正式与一致性意见通过小组型的头脑风暴得到了进一步提升,这也是新近出现的推动战略深入会议的一个最佳实践。小组型的头脑风暴只是企业战略达成一致的一种推动配合的有效方式,方法是指派董事与管理人员组成一个小型的团队(可以是两个董事与两个管理人员),一起更为深入地讨论战略并回答事先准备的问题。

小组型头脑风暴的价值在于小群体内的思维进发。小组群体的思维迸发非常有别于大的群体,小组型群体往往更自由、互动更为随意,而大型群体则往往会更为正式。将董事与管理人员分配到较小型的群体内,降低了董事提出他们的观点与问题的局限。

当小组型的头脑风暴重新组合时,参与者必须达成高度的一致,这样,真正的头脑风暴更容易发生。下一步就是将整个董事会的意见糅合成一致意见的时候了。

从非正式到一致性意见

当整个董事与管理人员的团队重新集合时,每一个头脑风暴的团队都应该提出精彩的对话结果。接下来是在整个群体中讨论这些结果。有时候,一个问题的提出就会引起管理人员重新思考整个计划的某一部分。

在两天时间内,董事们经常在第二天的早餐期间碰面时有所感悟,经过对头一天听到的内容的消化,他们与高管人员坐在一起讨论战略的时候会有一个更高的水准,同时他们也会在一起就战略的一些具体的因素挑毛病。最后,董事们在会议桌上提出最后的一些问题,就战略逐步形成一致意见,并就管理层关心的问题,如未来需要检验的哪些假设、需要特别关注的是什么等提供反馈。

而管理层则可以快速整理和审视头一天的对话结果,收集董事们围绕战略个别细节问题的建议。例如,战略包括邻近业务领域的扩大与发展,管理团队需要作一些小范围的试水来证明其成功的可能性。一个董事就问了一个深入的问题:“这个小范围试水将会是什么样的?当企业在这个业务领域全面铺开的时候,这个小范围的试水会怎样影响其市场发展?”

高管人员明确的答复还没有结束,另一个董事就问:“小范围的市场试水触及了竞争还是没有触及竞争?”这些观点见地通过讨论,对管理层无疑是非常有帮助的。有些问题不一定是现场回答,但管理层可以承诺返回后提供给董事会。

取得一致意见也就使每一个人都对战略的理解有了大体同样的看法,同时也确保了战略的坚定性。战略有意义吗?需要修正吗?董事们对固守战略的风险与获益往往会有不同的看法。这时候,董事们不同的经历与专业经验就是最好的资源,让他们从不同的角度就战略执行的新变化提出不同的观点。当董事会与管理人员集体讨论这些问题的时候,也较易在一些重要的思路上达成一致意见。会议必须在这些思路上取得完全一致的前提下结束,同时还要针对董事会与管理层下一步的步骤提出具体意见。接下来董事会就可以在随后的会议中进行简短的讨论。

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