董事会成员如何有效地战略性参与公司事务?需要注意哪些条件?

董事会的职能是战略决策和监督管理层,董事参与战略决策应该成为董事的本职工作之一。董事们应该关注那些影响企业长远发展的重要事件,应该经常性地深入讨论企业的战略问题,而不应在一些日常策略问题上牵涉过多的精力。董事会成员要能够有效地战略性参与公司事务,需要注意满足以下几个方面的条件:大局观、剖析战略、理解业务环境、考量各种维度的信息、计划和指标。

一、要有大局观

董事会所作出的决策几乎都是面向未来的,这要求董事们站在一定的高度上思考公司未来以及在未来环境中董事会如何运作这类问题。因此董事会为公司的未来建立一个清晰的愿景至关重要。当然,任何一个公司不可能每隔几年甚至每隔一两年就制定出一个全新的目标;但是在政治、经济、社会和技术领域以及竞争对手所发生的不可预期的变化要求董事会必须对公司的愿景进行重新思考。董事会一系列的决策和行为都应该在这一“大局”下展开。董事会应该经常性地提出并思考如下问题:公司未来的目标是什么?面对复杂动荡的商业环境公司如何保持自己的地位?未来可能发生的变化会为公司带来哪些机遇和挑战?面对这些机遇和挑战,公司需要什么样的资源?这些资源是通过公司内部培育还是通过外部来获取?

董事会应该在一个比较高的层次上作出思考和决策。这一过程当然需要董事会考虑多个渠道和多个方面的信息,但是高效的董事会绝不会试图了解方方面面具体的细节,有些观点甚至认为,让董事会淹没在数字和细节的海洋里无异于将其蜕变为另一个管理阶层。所以,董事会必须聚焦于“大局”,他们的脑海中应当有公司战略的清晰框架,熟悉战略内容,并了解组织实现既定战略的能力。董事会成员应该了解的信息包括:

(1)公司外部环境——外部环境变化、市场调整、技术演进、管制程度、货币汇率等预测;

(2)竞争策略——合资、行业联盟、产业整合以及产业间的融合;

(3)公司战略——具体的优势和弱点;

(4)公司核心人物;

(5)公司资源状况——包括人、财、物等各项资源;

(6)关键事项——哪些必须做好才能保持公司的发展?目前面临哪些问题?

(7)业务模式特征——怎样才能在这一行中盈利?该行业的风险和机会有多大?

(8)顾客满意程度;

(9)在公司以及市场方面哪些运作得好、哪些运作得不好?

当董事们得到了这些领域的关键信息后,他们就会获得对公司整体健康状况,所面临的最大挑战、机遇以及优势和劣势等情况的总体印象,从而为作出正确的决策做好信息方面的积累。

董事会所作的决策都是针对公司的,但是大局观要求董事会能够从外部来研究公司。董事在作出决策时,需要具有一定高度的视野,在此高度上董事会能够清晰地看到各个维度。如果过于强调一个维度而忽视了其他维度,那么董事会很可能不能够制定出正确的战略。因此,董事会必须仔细审视来自公司内部和公司外部的危险和机会,全面分析公司的优势以及劣势。“大局观”要求董事会必须同时采用向内和向外两种视角,并且将两种视角所观察到的结果进行对比,对各个方面的因素作出综合的平衡从而制定出相应的决策。

二、剖析战略

董事会团队应该能够理解并且构想出在未来不确定的环境中能够给公司带来价值提升的战略。因此,董事会必须做到经验丰富并且具有前瞻性,能够清晰地了解公司的资源、能力以及如何克服公司前进过程中所遇到的障碍。

在很多公司的实践中,并不是由董事会亲自起草并批准公司的相关战略,而是首先由高级管理层负责制定出战略的草稿,然后由董事会讨论是否通过。这种实践认为,由于公司的高级管理层对公司具体情形最为了解,他们理所当然成为提出公司战略的最恰当的人选。因此,董事会的决策就成为充分了解这些战略的前提,要么批准这些战略要么要求管理层对这些战略进行重新检查和再次修订。这种情形下,董事会理解公司战略所包含的思想是十分重要的。很多董事会可能听了无数小时的战略报告,但是却很难深入地分析这些战略。要想发挥董事会的作用,管理层必须向董事们详细阐述战略及其基础以及各种可能性。董事会也需要在决策之前,对所有的备选方案和可能性进行仔细的思考。此种情况下,对战略进行仔细思考和剖析是董事会最为重要的任务。

在战略讨论会议之前,董事会事先应该有充分的时间对战略本身以及与战略相关的信息进行权衡和判断。除此之外,在战略讨论会议上应当能够给予董事会完整的战略视角,即所有的报告最好通过渐进的方式令董事对公司的关键趋势、重大问题、主要挑战有一个逐步的认识。美国联合铁路公司、杜邦公司都设计了一项长达一年的董事会战略审议议程,以便董事会对公司、行业以及竞争情况逐步建立起一个清晰的框架。联合铁路公司的每一次董事会上,都有一个某项业务的最高经理介绍业务基本情况以及相关战略,报告时间严格控制在半个小时以内,报告内容必须是相关的核心问题介绍,剩余时间用于董事会自由讨论。这种做法显然能够使董事会成员充分运用他们的才智和经验,从而对某项战略进行充分的剖析和讨论。

三、理解公司的业务环境

董事会成员必须对公司所处的行业有一个清晰的理解,以便在公司策略方向方面树立信心。与在一个稳定的行业环境中担任某个公司的董事相比,在一个技术变革速度加快和竞争者层出不穷的行业中的董事显然面临更多的挑战。当然,对于公司业务环境尤其是行业信息董事们应该主动关注,但是作为经理人员也应该主动向董事会提供相关信息。有时,专业的资讯公司或者研究中心的分析报告对董事会理解行业情况非常有帮助。管理层应当考虑为董事会收集这方面的报告,并附上自己的评价。在必要的时候,公司甚至可以聘请外部专家分析竞争态势,以及潜在的重组趋势等重要因素。对这些关键因素的了解将有利于董事会作出正确的决策。

四、考量各种信息

每一位董事都应该对那些可能影响公司或者为公司提供新的发展机遇的新生事物或者趋势保持警觉。从理论上而言,公司的董事应该敏锐地关注到每一个外部或者内部领域——政治、经济、社会、技术、竞争者、股东、供应商和组织能力等方面正在发生的变化,并且注重收集这方面的信息。当然,董事们的精力和时间都是有限的,不可能董事会中的所有董事对上述各个方面的信息都有充分的理解。在一些优秀的董事会中,每一位董事都承担特定的责任对上述一两个领域进行深入的了解,并且能够及时通报董事会某个领域内发生的变化或者趋势。这种方法显然有利于董事会从更加广泛的视角对外界所发生的事情始终保持深刻的了解。

优秀董事会承认“软”信息往往比多数董事会所依据的大量“硬”数据更有意义。他们认真地考虑诸如首席执行官对战略的思考深度、能否有效地实施战略、管理团队的活力如何等一系列问题。这些软信息对董事会独立判断公司战略方向、首席执行官的领导能力以及公司的管理能力等具有关键性意义。

优秀的董事会往往能够充分了解组织的人力资源以及财务资源。这种董事会中的董事们会经常性地与公司部门经理们沟通,以获取组织能力延伸程度的感觉。这种感觉能够帮助董事会确定可能存在的战略失误,发现操作层面存在的问题,评价首席执行官的拥护程度并更好地理解公司业务状况。此外,优秀的董事还往往会主动寻找能帮助他们作出有效决策的非常规线索以及途径,比如,董事们与经理人员单独或小范围会谈,一些董事会甚至去拜访外地的客户或工厂以获得有价值的意见,以便更好地理解当地的文化以及业务环境,等等。

五、计划和指标

每一个公司的战略都是基于一定的外部假设,比如市场、竞争者、经济环境、财务资源和组织能力等,董事会应该对这些假设进行深入的研究,以便了解在不同的情况下战略的可行性。当任何一个战略被批准之后,剩下的关键问题就是这个战略的执行情况。如何确保战略被准确无误地贯彻并且能够取得预定的效果?任何一个被董事会批准实施的战略都会产生涉及很多因素在内的计划,这些计划需要具备和董事会所认同的上述假定有关的指标,董事会进而可以通过这些指标的完成情况判断和监督战略的实现。

决定这些指标是什么以及如何监督这些指标的实现情况是非常重要的。如果因为公司的外部因素或者内部因素发生变化从而可能危及战略或者计划的实现,董事会或者管理层应该及早发出警告。约翰·哈珀认为,优秀的董事会应该有充足的时间充分地讨论这些事物,而且在董事会会议上应该关注如下问题:应该监督公司的哪些外部和内部因素?如何执行监督以及如何去监督?每一种因素被监督的频率是多少?当与计划偏离达到何种程度时应向董事会进行报告?报告的形式是什么以及由谁作出这些报告?当然,这些指标可能是具体的数字,也可能是无法用数字表达的软因素,比如顾客对公司的满意度、员工对变革的工作热诚等。

总之,战略确定之后,需要有具体的计划和可以监督的指标以确保战略得以实施。董事会战略参与的精髓不在于董事会制定出相关的战略、批准或者否决管理层提出的战略,最关键的是还要确保这些战略得以顺利实施。

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